إذا كنت ترغب في كتابة خطاب توصية لأحدهم، ربما قد تتساءل ما فائدة هذا الخطاب؟ ببساطة، خطاب التوصية هو وثيقة رسمية تُستخدم لتقييم مؤهلات الشخص، سواء إذا كان يبحث عن وظيفة أو منحة دراسية أو غيره. غالبًا ما يُطلب من أساتذة الجامعات أو المديرين كتابة مثل هذه الخطابات، لأنها تعزز من فرص القبول في الوظيفة أو المنحة.

لذا؛ من المهم كتابة خطاب توصية واضح وموجز، ويوضح نقاط القوة للشخص الذي توصي به. في هذا الدليل، سنساعدك، عن طريق خطوات بسيطة، على كتابة خطاب توصية فعّال يجذب انتباه القارئ أو الجهة التي يُقدم إليها هذا الخطاب لتترك انطباعًا جيدًا.

خطوات كتابة خطاب توصية فعّال

1. فهم الغرض من خطاب التوصية:

قبل أن تبدأ في كتابة أي شيء، من المهم أن تفهم الغرض من كتابة خطاب التوصية. ما هي المعلومات التي يبحث عنها قارئ الخطاب؟ ما هي الصفات أو المهارات المطلوبة لشغل هذه الوظيفة أو للحصول على هذه المنحة؟ تأكد من قراءة متطلبات التقديم بعناية، لأنها ستساعدك على تحقيق الغرض من كتابة هذا الخطاب.

2. تحديد علاقتك بالشخص المُوصى به:

في بداية خطاب التوصية، يجب عليك أن تقدم نفسك ومنصبك الحالي، وما هي علاقتك بهذا الشخص، وكم من الوقت عرفته؟ وفي أي سياق؟ تأكَّد من أنك أبرزت علاقتك بهذا الشخص بشكل كافٍ، لأن هذا يزيد من موثوقية خطاب التوصية.

3. إبراز نقاط القوة الفريدة للشخص المُوصى به:

الآن، وبعد أن قدمت نفسك، وأوضحت علاقتك بالشخص المُوصى به، ابدأ في كتابة جوهر الخطاب بالتركيز على جوانب القوة التي يتمتع بها الشخص من مهارات، والتي تجعله مرشحًا مثاليًّا لهذا المنصب أو المنحة. حاول أن تكون دقيقًا في كتابتك، وابتعد عن العبارات العامة أو الإطراءات، فابرز مهاراته من خلال مواقف محددة ومشاريع قام بها، فالكلام العام لا يعتد به. 

4. التأكيد على مهارات التواصل والعمل الجماعي:

كذلك، فإنه من المهم أن تبرز المهارات الشخصية للمُصى به مثل مهارات التواصل والعمل الجماعي. هل هو قادر على العمل والتواصل مع الآخرين بشكل فعال؟ تُعد هذه المهارات ضرورية للنجاح في أي وظيفة أو منحة؛ لذا حاول أن تبرزهما بشكل جيد.

5. تقديم توصية قوية:

في الختام، عبّر عن ثقتك في قدرات ومهارات وشخصية المُوصى به، وأنك واثق في مهاراته وبأنه يستطيع النجاح في هذا المنصب أو المنحة، وابرز استعدادك لتقديم مزيد من المعلومات إذا لزم الأمر.

نصائح إضافية

• استخدم لغة واضحة وموجزة: تجنب استخدام اللغة المعقدة أو المصطلحات الصعبة، حاول أن يكون خطابك موجزًا وواضحًا.

• تأكد من صحة المعلومات: راجع خطاب التوصية للتأكد من خلوه من أي أخطاء نحوية أو إملائية. يمكنك استخدام صححلي لمراجعة الخطابات المكتوبة باللغة العربية، إذ ستساعدك على تدقيق الخطاب آليًا، دون الحاجة إلى القيام بذلك يدويًّا. أدوات التدقيق اللغوي تعتبر ضرورية لضمان خلو النصوص من الأخطاء اللغوية. باستخدام المدقق اللغوي الآلي مثل صححلي، يمكنك توفير الوقت والجهد، والحصول على نتائج دقيقة ومحسّنة للنصوص المكتوبة. كما أن المصحح الآلي يساعد في تحقيق نصوص خالية من الأخطاء بشكل سريع وفعال.

• احرص على أن يكون خطاب التوصية مُخصَّصًا: تجنب استخدام قوالب خطابات التوصية، فقد تؤدي إلى استبعاد المُوصى به، اكتب خطاب توصية مخصصًا.

• أرسل خطاب التوصية في الوقت المحدد: تأكد من إرسالك خطاب التوصية قبل الموعد النهائي.

بكتابتك خطاب توصية موضحًا وموجزًا، يوضح نقاط القوة في المُوصى، ويُبرز مهاراته الشخصية من مهارات التواصل والعمل الجماعي، يمكنك أن تترك انطباعًا جيدًا عن هذا الشخص، ويُمكنك أن تساعده في الحصول على المنصب المتقدم إليه أو المنحة. لذا؛ احرص على كتابته بتأنٍ ودقةٍ وإيجازٍ، فقد تساعد هذا الشخص على الارتقاء مهنيًّا أو تعليميًّا، وتلك رسالة نبيلة في حد ذاتها.